Analytisches Controlling ist auch in Behörden längst eine Kernaufgabe, um die Effektivität und Effizienz der öffentlichen Dienstleistungen und Programme zu bewerten und zu verbessern.
Das Kantonale Jugendamt Bern (KJA) koordiniert verschiedene Behörden und Stellen in den Bereichen Kinder- und Jugendhilfe sowie Kindesschutz. Zur Verbesserung der manuellen und zeitintensiven Planungs- und Controllingprozesse durften unsere Berater ein Fachkonzept sowie einen technischen Prototypen als Nachweis der Machbarkeit erstellen.
Fachkonzept analytisches Controlling
Wir durften die bestehenden Abläufe und Datenstrukturen untersuchen und neu gestalten, um analytisches Controlling für stationäre Leistungen im Bereich Kinder- und Jugendhilfe sowie Kindesschutz mit digitaler Unterstützung zu ermöglichen.
Grundsätzlich erfolgt die Ermittlung der bereitzustellenden Leistungen pro betreuter Einheit anhand kaufmännischer Daten (Bilanz und Erfolgsrechnungen), weshalb die Daten jeder Einrichtung und deren Standorte im neuen Konzept einmalig zentral erfasst werden.
Kaufmännische Daten werde zyklisch aktualisiert, so dass auf Basis definierter Algorithmen anhand der aktuellen Datenlage und der zugehörigen Tarifeinstufungen jederzeit die Leistungsvereinbarungen je Einrichtung ermittelt und verglichen werden können.
Mit Hilfe der standardisierten Erfassung, Bewertung und Berechnung werden so Leistungsdaten transparent, nachvollziehbar und vergleichbar ermittelt und gespeichert.
Technischer Proof of Concept
Zur technischen Validierung des Konzepts werden die Daten jeder Einrichtung in einer Excel-Vorlage mit vorgegebenen Datenstrukturen erfasst. Die je Einrichtung erfassten Daten werdem in einem Verzeichnis auf der gemeinsamen Controlling-Ablage gespeichert.
Die Excel-Dateien im Verzeichnis dienen als Datengrundlage eines mit Microsoft Power BI erstellten Datenmodells, das die Auswertung der Daten übergreifend über alle Einrichtungen ermöglicht.
Die hier beschriebene Lösung umfasst die Datenerfassung von Stammdaten sowie Finanzdaten der unterstützten Einrichtungen sowie das zugehörige analytische Reporting in Power BI Desktop.
Analytisches Controlling hat echten Nutzwert
Obwohl der Proof of Concept bewusst mit Microsoft Office Bordmitteln als Fachlösung umgesetzt wurde, liefert die Lösung schon in diesem Zustand
- eine Transparente Planung und Controlling
- die Automatisierung bisher aufwändiger manueller Prozesse
- den mehrjährigen Vergleich und eine kennzahlenbasierte Analyse
Die praktische Arbeit mit diesem Werkzeug zeigt von Beginn an Ihr Potential und reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern vermeidet Fehler und schafft auf Mausklick Erkenntnisse, die manuell Tage benötigt hätten.
Weitere Einsatzgebiete für analytisches Controlling in Behörden
Hier sind einige der wichtigsten Einsatzgebiete des analytischen Controllings im öffentlichen Sektor, die wir in unseren Projekten kennengelernt haben:
- Budgetierung und Finanzmanagement: Durch die Verwendung von analytischen Tools können Regierungen und öffentliche Einrichtungen ihre Finanzmittel besser planen und verwalten. Die Analyse von Daten kann helfen, die Prioritäten zu setzen und die Kosten von Programmen zu bewerten.
- Leistungsmanagement: Das analytische Controlling kann verwendet werden, um die Leistung von öffentlichen Dienstleistungen und Programmen zu bewerten und zu verbessern. Hierbei können Daten zur Effektivität und Effizienz von Programmen gesammelt und analysiert werden, um potenzielle Engpässe zu identifizieren und die Verbesserungen zu priorisieren.
- Risikomanagement: Durch die Analyse von Daten kann der öffentliche Sektor auch potenzielle Risiken identifizieren und vorbeugende Maßnahmen ergreifen. Hierzu gehören beispielsweise die Analyse von Daten zur öffentlichen Sicherheit und die Überwachung von Umwelt- und Gesundheitsrisiken.
- Personalmanagement: Das analytische Controlling kann auch zur Optimierung von Personalprozessen eingesetzt werden. Hierbei können Daten zu Einstellungen, Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Leistungen der Mitarbeiter gesammelt und analysiert werden, um bessere Entscheidungen in Bezug auf Personalbedarf und -management zu treffen.
- Bürgerbeteiligung: Analytische Tools können auch zur Unterstützung von Bürgerbeteiligungsprozessen eingesetzt werden, indem sie es ermöglichen, Feedback von Bürgern und anderen Interessengruppen schnell und effektiv zu sammeln und zu analysieren.
- Infrastrukturmanagement: Analytische Tools können auch zur Verbesserung der Infrastrukturmanagementprozesse eingesetzt werden. Hierbei können Daten zur Verkehrsdichte, zur Wartung von Gebäuden und zur Nutzung von Energie und Ressourcen gesammelt und analysiert werden, um bessere Entscheidungen in Bezug auf Investitionen und Wartung zu treffen.
- Transparenz und Rechenschaftspflicht: Durch die Verwendung von analytischen Tools können Regierungen und öffentliche Einrichtungen auch ihre Transparenz und Rechenschaftspflicht verbessern, indem sie die öffentliche Berichterstattung über ihre Leistungen und Ergebnisse verbessern.
