Ausgangslage
Das kommunale Rechenzentrum Stuttgart (heute: Komm.ONE) bündelt verschiedene Unternehmen, um für Kunden optimale Dienstleistungen erbringen zu können. Um die Sekretariate zu entlasten und gleichzeitig Flexibilität und Fehlerrate zu verbessern wurde Office Automatisierung als Lösungsansatz untersucht.
Auf Top-Management Ebene erledigen Führungskräfte und Sekretariate deshalb für verschiedene Themen und Unternehmen der Gruppe Korrespondenzen. Dokumentenarbeit erfordert deshalb aufmerksame und aufwändige Schritte zur Auswahl und Aufbereitung von Dokumenten. Im Filesystem existieren diverse Microsoft Office Vorlagen, die gepflegt werden müssen, um die je Unternehmen vorhandenen Unterschiede in den Logos, Kopf- und Fußzeilen, den rechtlichen Bedingungen und zum Teil auch im Layout und Design haben.
Darüber hinaus gibt es mit Logo bedrucktes Papier je Firma, das durch Vorlagen ohne Logo unterstützt werden muss, wobei sichergestellt sein soll, dass die Positionierung von Logos und variablen Inhalten jeweils konsistent erfolgt.
Office Automatisierung als Lösungsansatz
Die Verwaltung der Vorlagen gestaltet sich aktuell aufgrund der Vielzahl der Vorlagen als aufwendig und schwierig, insbesondere bei Änderungen an Logos, da bei jeder Änderung eine Vielzahl an Vorlagen angepasst und auf Konsistenz überprüft werden müssen.
Der Wunsch ist deshalb, dass man zur Reduktion von Aufwand und Fehlern so wenig wie möglich Vorlagen pflegen möchte, ohne dabei Einschränkungen zur möglichen Anzahl an Vorlagen oder Varianten zu haben. Mit Unterstützung von SharePoint, Office Automatisierung, Workflows und der SharePoint-basierten CRM-Lösung von BPA Solutions sollte dieses Ziel erreicht werden.
SharePoint als Drehscheibe der Office Automatisierung
Im Kontext der Einführung einer SharePoint-basierten CRM-Lösung wurden im CRM die Unternehmen, die dort zuständigen Führungskräfte und Sekretariate mit Ihren jeweiligen Befugnissen hinterlegt. Die bestehenden Vorlagen so im CRM abgebildet, dass die Erstellung von Dokumenten direkt aus Accounts oder Kontakten erfolgt.
Bei der Erstellung neuer Dokumente erlaubt das System die konkreten Absender und Empfängerinformationen sowie das gewünschte Zielformat (Druck mit/ohne Logo, E-Mail) auszuwählen, wählt dann die zu dieser Kombination passende Vorlage und befüllt die Kopf-, Fuss- und Ansprechpartnerdaten ebenso wie evtl. rechtliche Bestimmungen im Hintergrund.
Der Dokumentenersteller kann sich so vollständig auf die die Erstellung des Inhalts und den Versand der Korrespondenz konzentrieren und hat jederzeit den Überblick über alle erstellten und versendeten Korrespondenzen. So erstellte Dokumente können auch in so genannten Vorgangsakten gebündelt werden.
Eingehende Korrespondenzen können Vorgangsakten zugeordnet werden, um Zusammenhänge und die Nachverfolgung von Fristen zu erleichtern.
