Die SharePoint Migration beim Bundesamt für Landwirtschaft (BLW) in der Schweiz war aufgrund eines Entscheids in der digitalen Strategie der IT des Bundes getroffen worden. Extern betriebene SharePoint Services sollten ins Rechenzentrum des Bundes überführt werden. Die klare Idee war jedoch in mehreren Dimensionen anspruchsvoll:
- Extrem knapper Zeitplan
- Eine grosse Anzahl an Websites mit zum Teil umfassenden Dateninhalten
- Umzug von einem privaten Rechenzentrum in das Hochstandardisierte und sichere Rechenzentrum der Bundesverwaltung
- Migration hochindividueller und mit 2rd Party Werkzeugen angepassten Websites auf hochstandardisierte Websites ohne 3rd Party Tools
- Hohe Sicherheitsstandards und umfassende Hürden zum Einsatz von 3rd Party Migrationstools, die eine Installation erfordern
- Ein anspruchsvolles Kommunikations- und Schulungskonzept für sehr viele Site-Owner und Redakteure
SharePoint Migration mit Sharegate
Aufgrund der Randbedingungen war eine native Migration mit SharePoint Bordmitteln nicht denkbar. Und ohne Simulation und wiederholbare Migrations-Iterationen war die erforderliche Content-Struktur-Umstellung im verfügbaren Zeit- und Budgetrahmen nicht machbar.
Die Governance- und Sicherheits-Vorgaben des Bundes-Rechenzentrums schlossen alle üblichen Migrationswerkzeuge aus. Sharegate erlaubt jedoch auch eine installationsfreie Migration und war das einzige Werkzeug, das mit der 2-Wege-Authentisierung und Security-Infrastruktur nutzbar war.
Dank Sharegate konnten wir also unsere Migrationen planen, simulieren und automatisieren.
Ergebnis mit Auszeichnung
Wir sind noch immer stolz, das Projekt mit Auszeichnung erfolgreich und unter Kostenrahmen erfüllt zu haben. Das Ergebnis war so überdurchschnittlich gut bewertet, dass der Projektbericht an Sharegate als Referenz in der Öffentlichkeitsarbeit herangezogen wurde.
Für erfreuliche Zufriedenheit hat dabei nicht nur die Migrationsqualität und -geschwindigkeit gesorgt, sondern auch die ausgezeichnete Kommunikation zu den Site-Ownern und Redakteuren. Diesen Teil verdanken wir auch der hervorragenden Unterstützung des IT- und Fachteams im BLW, ohne die diese Leistung nicht möglich gewesen wäre.
Was ist generell bei SharePoint Migrationen zu beachten?
Eine SharePoint-Migration erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, um sicherzustellen, dass alle Daten und Einstellungen ordnungsgemäß übertragen werden und dass die Benutzer nach der Migration nahtlos arbeiten können. Hier sind einige wichtige Aspekte, auf die man bei einer SharePoint-Migration achten sollte:
- Sorgfältige Planung: Eine sorgfältige Planung ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Migration. Stellen Sie sicher, dass Sie einen detaillierten Plan erstellen, der alle Schritte der Migration abdeckt und alle Beteiligten einbezieht.
- Backup und Wiederherstellung: Machen Sie vor der Migration eine vollständige Sicherung aller SharePoint-Daten und -Einstellungen. Im Falle von Problemen während der Migration können Sie dann auf diese Sicherung zurückgreifen.
- Überprüfung von Inhalt und Struktur: Stellen Sie sicher, dass Sie die Inhalte und die Struktur der SharePoint-Website, die Sie migrieren möchten, sorgfältig überprüfen. Überlegen Sie, welche Inhalte und Strukturen übernommen werden sollen und welche nicht.
- Kompatibilität mit SharePoint-Versionen: Achten Sie darauf, dass die SharePoint-Version, auf die Sie migrieren möchten, mit der aktuellen SharePoint-Version kompatibel ist. Einige ältere SharePoint-Versionen unterstützen möglicherweise nicht alle Funktionen der neueren Versionen.
- Überprüfung von Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass Sie die Benutzerberechtigungen der aktuellen SharePoint-Site überprüfen und diese entsprechend in der neuen Site aktualisieren.
- Überprüfung von benutzerdefinierten Lösungen: Wenn Sie benutzerdefinierte Lösungen in Ihrer SharePoint-Umgebung verwenden, stellen Sie sicher, dass diese auch mit der neuen SharePoint-Version kompatibel sind und dass Sie ggf. Updates durchführen, um Probleme zu vermeiden.
- Schulung der Benutzer: Stellen Sie sicher, dass Sie die Benutzer auf die neuen Funktionen und Einstellungen der SharePoint-Site schulen, damit sie nach der Migration problemlos arbeiten können.
- Testen der Migration: Führen Sie Tests durch, um sicherzustellen, dass alle Daten und Einstellungen ordnungsgemäß übertragen wurden und dass die neue SharePoint-Site ordnungsgemäß funktioniert.
Indem Sie diese Aspekte bei der Migration berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass die SharePoint-Migration reibungslos verläuft und dass die Benutzer nach der Migration problemlos arbeiten können.
Weitere Referenzen
Einige Kunden, bei denen wir ebenfalls Modern Workplace oder Collaboration Lösungen entworfen oder umgesetzt haben:
Schwarzwald Baar Klinikum, Marquardt, Ingenics, Mercedes-Benz, Brose, Stiftung Pfennigparade, Bauwerk Parkett
Bei Migrationen haben wir auch 100e Lotus Notes und MS Access Anwendungen nach SharePoint oder Office 365 migriert, oder auch einfach Intranets zusammengeführt oder auf höhere SharePoint Versionen gehoben, siehe auch Intranet Migration, Digitale Notfallmanagement und viele andere.
